Dandelions sp. z o.o., ul. Chmielna 73 b lok. 14, 00-801 Warszawa​​

© 2017 by Dandelions sp. z o.o. Proudly created with Wix.com

Kontakt
  • Natalia J. Kraus

Zen To Done, czyli jak pracować bez stresu

Stos spraw do załatwienia, papierów, e-maili, chaos myśli w głowie. Zaczynasz czuć, że nie ogarniasz natłoku zadań i wszystko staje się nie do wytrzymania? STOP! Możesz to natychmiast zmienić. W jaki sposób? Wystarczy ZTD!



ZTD (Zen To Done) autorstwa Leo Babauty to idealna opcja dla ludzi mających sporo zadań na głowie, bez względu na charakter ich pracy. Powstał na podstawie najefektywniejszych systemów produktywności, takich jak GTD (Getting Things Done) Davida Allena oraz 7 nawyków skutecznego działania Stephena Covey’a.

Co zyskamy dzięki Zen To Done? Przede wszystkim przestrzeń dla naszego umysłu. A jeśli przestrzeń, to także poczucie ulgi i dopływ świeżej energii. Znacie to uczucie przytłaczającego zmęczenia z powodu natłoku myśli przypominających o każdym zadaniu? Można się tego pozbyć. Raz na zawsze.


Na czym to polega?


ZTD jest bardzo prostym systemem, który składa się z kilku nawyków. Czyli kluczem do sukcesu jest wprowadzenie w życie pewnych powtarzalnych czynności. Potrzebny będzie notatnik i długopis. Oczywiście w zależności od twoich wymagań możesz korzystać również z kalendarza lub jakichś internetowych aplikacji. Ale, idąc z duchem minimalizmu, zostańmy przy papierze i długopisie. W ZTD mamy 10 nawyków do nauczenia, z czego cztery pierwsze są podstawowe, a pozostałe opcjonalne.


Oto one:


10 nawyków Zen To Done

1. Gromadzenie

2. Przetwarzanie

3. Planowanie

4. Działanie

5. Prosty, godny zaufania system

6. Organizuj

7. Przeglądaj

8. Upraszczaj

9. Rytuały

10. Odkrywanie pasji


  1. GROMADZENIE

Chodzi tutaj o to, aby zrzucić cały ciężar z głowy i wszelkie „przypominajki” o niezrobionych zadaniach przelać na papier. Główne założenie jest takie, aby zrobić to najlepiej w jednym miejscu. Np. w kalendarzu lub notesie, który trzymamy na biurku. Otwórz swój notatnik i zacznij spisywać wszystko, cokolwiek chodzi ci po głowie. Każdy pomysł, zadanie, zaległy projekt, sprawę do załatwienia – wszystko, co mąci twój spokój. Zapisz tam nie tylko sprawy zawodowe. Jeśli obiecujesz rodzicom, że pomożesz im posprzątać piwnicę – zapisz to. Chcesz kupić nową torbę – zapisz. Ciągle zapominasz o telefonie do przyjaciółki – zapisz. Odciąż swoją głowę całkowicie. Przelej na papier wszystko. Możesz też, spisując swoje sprawy, od razu podzielić je na kategorie (praca, rodzina, moje). To znacznie ułatwia potem proces realizacji zadań.

Zwróć uwagę, jak lekka stała się teraz twoja głowa. Bardzo ważne jest, aby za każdym razem, gdy znowu jakaś myśl-przypominajka się pojawi, natychmiast zapisać ją w tym samym miejscu. Dzięki temu umysł przestanie cię atakować ciągłymi alertami i nie będziesz obciążony powracającymi myślami.

Nawyk gromadzenia daje spokój, odprężenie i koncentrację, które są niezbędne do efektywnej pracy i szczęśliwego życia.


2. PRZETWARZANIE

Gdy wdrożyłeś już nawyk zbierania informacji, trzeba zacząć ich przetwarzanie. Przetwarzaj, aby wyeliminować. Pozwalanie, aby sprawy zaczęły się nawarstwiać jest jedną z głównych przyczyn codziennego stresu w pracy. Po pierwsze ogranicz liczbę skrzynek odbiorczych i przetwarzaj je przynajmniej raz dziennie lub częściej jeśli to konieczne. Przetwarzaj rzeczy od najnowszych do najstarszych, podejmując natychmiastowe decyzje. Jeśli sprawa wymaga dłuższego procesu – zapisz ją na liście „do załatwienia”. Usuwaj natychmiast to, czego nie potrzebujesz. Jeśli kto inny może się tym zająć – przekazuj dalej i pozbądź się problemu. Nigdy nie zostawiaj informacji w skrzynce odbiorczej. Usuń ją lub zarchiwizuj. Powtarzaj ten proces. I pamiętaj – wyznacz sobie czas na sprawdzanie skrzynek, np. raz dziennie, co 2 godziny lub raz na godzinę, jeśli musisz, ale na pewno wyłącz powiadomienia o nadsyłanych wiadomościach.


3. PLANOWANIE

Masz zatem listę spraw „do załatwienia”. Zawsze zaczynaj dzień o wyznaczenia sobie trzech głównych, najważniejszych zadań. Wykonuj je od razu, rano, bez odwlekania. Na początku każdego tygodnia zrób przegląd swojej listy spraw. Co chcesz osiągnąć w danym tygodniu? To są twoje Duże Kamyki . Termin ten pochodzi z książki Stephena Covey’a „7 nawyków skutecznego działania”. Według niego wypełnianie harmonogramu należy zacząć od Dużych Kamyków, aby mniejsze kamyki i żwir wypełniły resztę czasu. Pamiętaj, aby najważniejsze sprawy załatwiać wcześnie z rana, zanim jeszcze sprawdzisz e-maile. Po skończeniu daj sobie jakąś nagrodę, ale koniecznie zaraz zajmij się kolejnym zadaniem.


4. DZIAŁANIE

Nie wykonuj kilku czynności naraz i nie pozwól się odwieść od pracy. Zbyt często sprawdzamy e-maile, odbieramy telefony, rozmawiamy ze współpracownikami, co niekorzystnie wpływa na zadanie, które realizujemy. Wtedy nic nie jest doprowadzone do końca. Wybierz Duży Kamyk, wejdź w odpowiedni stan umysłu i działaj. Po ukończeniu zadania pogratuluj sobie!


5. PROSTY, GODNY ZAUFANIA SYSTEM

W ramach ZTD powinno się korzystać z list. Staraj się ich mieć jak najmniej. Przykładowe listy to: @praca, @dom, @osobiste, @telefony. Wiele popularnych narzędzi tak naprawdę komplikuje pracę (np. Outlook, Kinkless). Leo poleca Simple GTD, z którego sam korzysta, oraz Moleskine jako podręczny notes. Masz jakieś swoje pomysły? Świetnie! Ważne, żebyś to ty dobrze się z nimi czuł. Bez względu jednak na to, z jakich akcesoriów i programów korzystasz, najważniejsze jest codzienne przeglądanie list.


6. ORGANIZUJ

Czy twoje biurko jest zawalone papierami? Czy codziennie musisz szukać kluczy? Rzeczy można uporządkować, stosując się do prostej zasady: odkładaj wszystko na swoje miejsce. Najpierw jednak musisz dla każdej z nich znaleźć dom. Jeśli zamierzasz za chwilę coś położyć na blacie lub biurku, zatrzymaj się i zastanów, gdzie będzie dom dla tej rzeczy, i już zawsze ją tam odkładaj. Organizuj też skrzynki mailowe. Stwórz foldery i reguły w poczcie przychodzącej. W ten sposób większość wiadomości będzie porządkowała się sama. Jeśli chcesz jeszcze dokładniej zorganizować swój dom i miejsce pracy, przeczytaj koniecznie „Magię sprzątania” Marie Kondo.


7. PRZEGLĄDAJ

Ta zasada dotyczy Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego, polegającego na przemyśleniu obranych celów. Przede wszystkim zastanów się nad swoim pojedynczym, długoterminowym celem (jeśli jeszcze go nie wyznaczyłeś, poświęć na to chwilę). Cel ma być tylko jeden. Sprawdź postęp prac nad tym celem w minionym tygodniu i planując Duże Kamyki w nadchodzącym, pamiętaj, aby mieć na uwadze ten najważniejszy cel. Wybierz następnie jeden krótkoterminowy cel, który przybliży cię do tego najważniejszego w ciągu nadchodzącego tygodnia. Przejrzyj swoje listy, swój kalendarz, swoje notatki. Zaplanuj Duże Kamyki na ten tydzień. Łączny czas przeglądu: 30 minut.


8. UPRASZCZAJ

Poświęć kilka minut na przejrzenie swoich list i wyeliminuj wszystko, co się da. Sprawdź, czy możesz je skrócić o połowę. Iloma projektami się zajmujesz? Ile masz zadań poza pracą? Wszystkiego nie zrobisz. Musisz nauczyć się odmawiać i szanować swój czas. Nawet, jeśli już się na coś zgodziłeś, zawsze możesz to odkręcić i odmówić. Przyjmuj tylko te zobowiązania, które dadzą ci radość i z których czerpiesz rzeczywistą korzyść. Uprość też strumień informacji. Coraz więcej osób rezygnuje z oglądania wiadomości w telewizji. Prenumeruj tylko wartościowe magazyny, ogranicz liczbę newsletterów (świetnie przyda się do tego aplikacja Unroll Me). Pamiętaj o swoim nadrzędnym celu.


9. RYTUAŁY

Rytuały znacznie upraszczają dzień pracy i życie osobiste. Przejrzyj swoje listy i sprawdź, które rzeczy trzeba wykonywać codziennie. Teraz zaplanuj, w jakiej porze dnia będziesz zajmować się tymi sprawami. Wyznacz np. jeden rytuał poranny i jeden, gdy dotrzesz do pracy, itd. Postaraj trzymać się rytuałów przez tydzień i sprawdź, jak ci poszło. Jeśli coś się nie sprawdziło, zmień to.


10. ZNAJDŹ SWOJĄ PASJĘ

Spośród wszystkich nawyków Zen To Done ten jest najtrudniejszy. Właściwie można by go pominąć, ale to właśnie on może sprawić, że twoja praca będzie znacznie efektywniejsza. Bo tylko wtedy, kiedy na czymś ci zależy, dołożysz wszelkich starań, aby to zrealizować. Bez odpowiedniej motywacji żadne nawyki i organizacja pracy nie zadziałają. Zastanów się. Jeśli z niechęcią chodzisz do pracy, twoje zajęcia wydają ci się nudne – szukaj nowej pracy. Bo ta nie daje ci poczucia szczęścia i w dodatku nie pozwala na rozwinięcie w pełni twojego potencjału. A teraz wyobraź sobie, że wstajesz rano, a właściwie wyskakujesz z łóżka, bo cieszysz się, że idziesz do pracy. Żadne zadanie nie wydaje ci się trudne, bo cieszysz się, że możesz być częścią takiego projektu. Uśmiechasz się do ludzi i jesteś szczęśliwy, bo praca to nie nudny „etat”, to pasja. Zastanów się nad tym. Musisz najpierw zaplanować, gdzie chciałbyś pracować i co robić, a potem jak się tam dostać. Podejmij działania i bądź wytrwały. Jeśli naprawdę czegoś pragniesz, masz duże szanse, że ci się uda. A gdy znajdziesz swoją wymarzoną pracę, być może już nigdy nie będziesz miał problemu z tym, by być produktywnym. Powodzenia!


Artykuł został opublikowany w magazynie Joga nr 1/2017.